Politique de confidentialité

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

L’Association canadienne des fonds négociés en bourse (« CETFA », « nous » ou « notre ») peut recueillir des Renseignements personnels dans le cadre de ses activités. CETFA s’engage à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 (« LPRPDE »), dans la mesure où elle s’applique.

La présente Politique de confidentialité vise à établir les règles qui régissent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des Renseignements personnels par CETFA, d’une manière qui reconnaît la nécessité de concilier le droit à la vie privée des personnes à l’égard de leurs Renseignements personnels et le besoin de CETFA de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements pour réaliser sa mission.

La présente Politique est un document évolutif, appelé à changer à mesure que les connaissances dans ce domaine progressent et que l’environnement dans lequel CETFA exerce ses activités évolue. CETFA publiera et expliquera toute modification apportée à la présente Politique de confidentialité dès son entrée en vigueur. CETFA n’est pas responsable du contenu ni des politiques de confidentialité des sites Web vers lesquels son site Web (où la présente Politique est publiée) peut renvoyer.

DÉFINITIONS

Renseignements personnels : tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable (par exemple, l’âge, le nom, l’adresse, le revenu, le numéro de téléphone, etc.). Les Renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’une personne qui l’identifient à titre professionnel, commercial ou officiel.

PORTÉE

La présente Politique de confidentialité s’applique à tout Renseignement personnel qui nous est fourni ou que nous recueillons par quelque moyen que ce soit (notamment par nos sites Web, par courriel, par télécopieur, par la poste, en main propre ou verbalement).

Nous recueillons les Renseignements personnels directement auprès de la personne qu’ils concernent, à moins que celle-ci n’autorise un autre mode de collecte ou que la loi ne le permette.

Lorsque vous interagissez ou communiquez avec nous, vous n’êtes pas tenu de fournir des Renseignements personnels à votre sujet. Toutefois, si vous choisissez de nous en fournir, nous prendrons les mesures nécessaires pour les protéger dans toute la mesure du possible.

NOTRE ENGAGEMENT ET NOS PROCÉDURES

Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos membres, de nos parties prenantes et du grand public en veillant à ce que tous les Renseignements personnels que nous recueillons demeurent confidentiels et soient traités d’une manière qu’une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Tous les Renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle sont considérés comme confidentiels et ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés. Sous réserve de certaines limites et exceptions, une personne (ou son représentant légal) peut accéder aux Renseignements personnels la concernant qui figurent dans les dossiers dont nous avons la garde ou le contrôle, selon la procédure décrite dans la présente Politique.

Nous faisons preuve de responsabilité et de transparence dans le traitement des Renseignements personnels. Nous ne prêtons, ne vendons, ne louons ni n’échangeons nos listes d’envoi ou d’autres Renseignements personnels.

La présente Politique s’applique à toutes les personnes au sein de CETFA (y compris le personnel, les administrateurs, les dirigeants, les membres de comités, les bénévoles et les fournisseurs tiers de biens ou de services). Seuls nos employés et nos contractants sont autorisés à accéder aux Renseignements personnels, selon le principe du besoin de savoir et aux fins indiquées ci-dessous.

Voici les principes clés de CETFA en matière de protection de la vie privée, codifiés à l’annexe 1 de la LPRPDE :

1. NOUS SOMMES RESPONSABLES DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DONT NOUS AVONS LA GARDE.

Nous sommes responsables des Renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle, y compris ceux qui ont été transférés à un tiers aux fins de traitement. Nous recourons à des moyens contractuels ou autres pour assurer la protection de tout Renseignement personnel détenu par un tiers. Nos employés et nos mandataires sont responsables en tout temps des Renseignements personnels qu’ils ont en leur possession.

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, qui répond de notre conformité à la présente Politique de confidentialité, bien que d’autres personnes au sein de CETFA puissent être chargées de la collecte et du traitement quotidiens des Renseignements personnels et se voir déléguer le pouvoir d’agir au nom du responsable.

2. NOUS VOUS INFORMERONS DES RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Communication et consentement.

Lorsque nous devons recueillir des Renseignements personnels auprès de vous, nous déterminons et documentons, avant la collecte ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont recueillis et nous vous expliquons comment ils seront utilisés.

Utilisation.

Les Renseignements personnels que nous recueillons servent uniquement à gérer nos opérations et à diverses fins liées à nos activités. Nous recueillons, utilisons et communiquons des Renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances.

CETFA recueille des Renseignements personnels principalement afin de fournir des mises à jour sur ses activités.

Nous nous réservons le droit d’élargir la liste des fins déterminées, moyennant un préavis. Si des Renseignements personnels déjà recueillis doivent être utilisés à une fin différente de celle communiquée initialement, la nouvelle fin sera indiquée à la personne concernée avant l’utilisation. À moins que la nouvelle fin ne soit exigée ou permise par la loi, le consentement de la personne sera obtenu avant que les renseignements ne soient utilisés à cette nouvelle fin.

3. NOUS OBTIENDRONS VOTRE CONSENTEMENT POUR LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Quand le consentement est-il nécessaire?

Le consentement est requis pour la collecte, l’utilisation et la communication des Renseignements personnels. Nous obtiendrons votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels avant la collecte ou au moment de celle-ci, sauf lorsque le consentement est implicite.

Quel type de consentement sera obtenu?

Pour déterminer la forme de consentement à obtenir lors de la collecte de Renseignements personnels (par exemple, consentement implicite ou exprès, verbal ou écrit), CETFA tient compte de la sensibilité des renseignements et des exigences légales applicables.

Quelle que soit la forme du consentement donné, CETFA s’assure que celui-ci est éclairé, volontaire, lié aux renseignements en question et donné par la personne concernée.

Dans certaines circonstances, il peut être inapproprié d’obtenir votre consentement. Les lois applicables en matière de protection de la vie privée prévoient des exceptions lorsqu’il est impossible ou peu pratique d’obtenir le consentement.

Nous nous engageons à obtenir un consentement valable et à utiliser des explications claires et un langage simple afin que nos processus de consentement soient compréhensibles et conviviaux.

Vous pouvez retirer votre consentement.

Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels par CETFA, vous pouvez le faire en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement ne prend effet qu’à compter de la date de l’annulation; il ne peut être rétroactif. Nous vous informerons des conséquences éventuelles d’un retrait.

4. NOUS LIMITONS LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Nous ne recueillons, n’utilisons ni ne communiquons pas plus de Renseignements personnels qu’il n’est raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Nous recueillons les Renseignements personnels uniquement par des moyens honnêtes et licites.

Quel type de renseignements sera recueilli?

Les types de renseignements (y compris les Renseignements personnels) que nous pouvons recueillir auprès de vous dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous et des raisons de cette interaction.

Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons devoir recueillir votre nom, votre adresse courriel et votre adresse postale afin de traiter vos demandes.

Nous pouvons également surveiller les habitudes de navigation sur le Web afin de mieux concevoir notre site Web en fonction de vos besoins. Des renseignements propres à votre appareil, comme la version de votre système d’exploitation et le type d’appareil, peuvent être recueillis pour améliorer votre expérience.

Quand les Renseignements personnels sont-ils recueillis?

Nous recueillons des Renseignements personnels auprès de vous lorsque vous :

• vous abonnez à notre site Web pour recevoir de l’information sur nos activités;
• nous soumettez des questions, des demandes ou d’autres communications par formulaire, par courriel ou par tout autre moyen de communication;
• consultez l’une de nos pages Web;
• vous inscrivez à l’un de nos événements ou y participez.

5. NOUS LIMITONS L’UTILISATION, LA COMMUNICATION ET LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Nous recueillons, utilisons ou communiquons les Renseignements personnels uniquement aux fins initiales pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement de les utiliser à une autre fin ou d’y être tenus par la loi. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos Renseignements personnels à une nouvelle fin, nous vous en informerons par écrit et obtiendrons votre consentement.

Nous conservons les Renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis, mais nous pouvons conserver certains Renseignements personnels plus longtemps si un organisme gouvernemental (comme l’Agence du revenu du Canada), une loi applicable ou nos assureurs l’exigent.

Si vous présentez une demande d’accès à vos Renseignements personnels, nous les conserverons aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’exercer pleinement tout recours dont vous pourriez disposer en vertu des lois fédérales et provinciales au Canada.

Lorsque des Renseignements personnels n’ont plus à être conservés, ils sont éliminés par déchiquetage ou par un autre moyen sécuritaire, en veillant à empêcher toute personne non autorisée d’y accéder.

Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels aux parties indiquées ci-dessous, aux fins suivantes :

• aux conseillers professionnels, tels que les avocats, les auditeurs, les banquiers et les assureurs qui nous fournissent des services juridiques, comptables, d’audit, bancaires et d’assurance;
• aux gouvernements, aux autorités de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux organismes de règlement des différends, aux tribunaux et aux entités similaires, afin de respecter toute obligation légale ou réglementaire, de détecter et de prévenir des infractions, ou de faire valoir ou de défendre des droits et intérêts juridiques;
• à toute personne ou entité lorsque nous avons un motif commercial légitime de le faire, par exemple pour gérer les risques, pour traiter des paiements qui vous sont destinés ou destinés à quelqu’un en votre nom, ou pour exécuter les modalités d’un contrat conclu entre nous;
• au cessionnaire, si nous transférons, vendons ou cédons la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs ou de nos activités;
• à toute personne que nous croyons raisonnablement être votre mandataire;
• à d’autres tiers, si vous y avez consenti.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité des Renseignements personnels et les traitent conformément à toutes les exigences légales applicables. Tous les fournisseurs de services tiers doivent conclure avec nous des ententes contractuelles qui leur interdisent d’utiliser vos Renseignements personnels à leurs propres fins et les obligent à ne les utiliser qu’à des fins précises, conformément à nos directives et à toutes les exigences légales applicables.

Nous ne prêtons, ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos Renseignements personnels à des tiers sans votre consentement. Nous pouvons toutefois fournir à des tiers de confiance des statistiques agrégées et anonymisées sur les habitudes de navigation, l’utilisation du site Web et d’autres données connexes. Ces statistiques agrégées ne contiennent aucun renseignement permettant d’identifier une personne.

6. NOUS DEVONS, ET VOUS DEVEZ, PRENDRE DES MESURES RAISONNABLES POUR ASSURER L’EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DONT NOUS AVONS LA GARDE.

Bien que nous déployions des efforts raisonnables pour que vos Renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles nous les avons recueillis, il vous incombe en définitive de veiller à ce que nos dossiers contiennent vos Renseignements personnels à jour et complets.

Nous ne mettons pas systématiquement à jour les Renseignements personnels, à moins que ce processus ne soit nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Pour modifier les Renseignements personnels que vous nous avez déjà fournis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

7. NOUS APPLIQUONS DES MESURES DE SÉCURITÉ POUR PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité appropriées pour protéger les Renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle contre le vol, la perte ainsi que l’utilisation, la communication, la modification ou l’élimination non autorisées, quel que soit le format sur lequel ils sont conservés.

Nous utilisons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des Renseignements personnels, comme suit :

Mesures physiques : des mesures de protection physique, telles que des zones à accès restreint et des classeurs verrouillés, sont mises en place.

Mesures organisationnelles :

• Des politiques et des procédures de sécurité sont établies, et les mesures de sécurité sont révisées de façon continue.
• Une formation sur la protection de la vie privée est offerte aux employés, aux mandataires et à toute autre personne à qui l’accès aux Renseignements personnels est accordé. Nous sensibilisons tous nos employés, ainsi que les fournisseurs de services tiers, à l’importance de préserver la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels.
• L’accès est limité selon le principe du « besoin de savoir ».
• Seuls nos employés disposant d’une habilitation de sécurité (identifiant et mot de passe) et nos mandataires autorisés ont accès aux Renseignements personnels, et seulement lorsque ceux-ci sont nécessaires aux activités de CETFA. Tous nos employés et mandataires autorisés ayant accès aux Renseignements personnels doivent signer une entente de confidentialité et de non-divulgation.
• Nous exigeons de tous les fournisseurs de services tiers qu’ils concluent des ententes contractuelles les obligeant à respecter la sécurité de vos Renseignements personnels et à les traiter conformément à toutes les exigences légales applicables.
• Tout employé ou mandataire qui enfreint sciemment la présente Politique de confidentialité verra sa relation avec nous prendre fin. Nous prenons très au sérieux nos obligations en matière de protection de la vie privée.

Mesures technologiques :

• Nous utilisons des mesures de protection technologiques, comme des mots de passe, le chiffrement, des pare-feu, des audits ainsi que des logiciels et des systèmes robustes de sécurité des données, pour protéger les Renseignements personnels dont nous avons la garde contre les pirates informatiques et les intrus malveillants.
• Nos logiciels sont régulièrement mis à jour afin de maximiser la protection des Renseignements personnels.
• Des sites Web sécurisés et des protocoles de mots de passe sont utilisés pour protéger les Renseignements personnels recueillis lors d’un don en ligne ou de l’achat en ligne d’un article, d’un billet ou d’une commandite.

Bien que nous nous engagions à protéger les Renseignements personnels, nos pratiques de sécurité et nos mesures technologiques ne peuvent garantir une sécurité absolue, et nous ne pouvons assurer ni garantir la sécurité des Renseignements personnels qui nous sont fournis. Si vous croyez que vos Renseignements personnels pourraient ne pas être en sécurité, pour quelque raison que ce soit, veuillez communiquer avec nous immédiatement.

Si des Renseignements personnels sont volés, perdus ou consultés par une personne non autorisée, nous en aviserons la ou les personnes concernées et, le cas échéant, d’autres tiers (comme le Commissaire à la protection de la vie privée) à la première occasion raisonnable, si la loi applicable l’exige.

8. NOUS SOMMES TRANSPARENTS QUANT À NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique de confidentialité, notamment sur la façon d’exercer vos droits, ou si vous souhaitez obtenir des renseignements précis sur la manière dont nous gérons vos Renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

La présente Politique est appelée à changer à mesure que les connaissances dans ce domaine progressent et que l’environnement dans lequel nous exerçons nos activités évolue. Lorsque nous modifions la présente Politique de confidentialité, nous mettons à jour la date d’approbation indiquée en haut de la Politique et publions la version modifiée sur notre site Web. Le fait de continuer à utiliser notre site Web après la publication de modifications signifie que vous acceptez les conditions de la Politique de confidentialité révisée.

En nous fournissant vos Renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les recueillions, les utilisions, les communiquions et les conservions conformément à la présente Politique.

9. VOUS AVEZ LE DROIT D’ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DE DEMANDER QUE NOUS LES CORRIGIONS OU LES METTIONS À JOUR.

Sur présentation d’une demande écrite et d’une preuve d’identité à notre responsable de la protection des renseignements personnels, nous vous indiquerons si nous détenons ou non des Renseignements personnels à votre sujet. Nous vous permettrons d’accéder à vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables.

Dans certaines situations, nous ne pourrons pas vous donner accès à vos Renseignements personnels, notamment pour des raisons juridiques, de confidentialité ou de sécurité. Dans ce cas, nous vous remettrons un avis écrit indiquant que la demande d’accès est refusée, exposant les motifs du refus et vous informant qu’une plainte à ce sujet peut être déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous répondrons à une demande d’accès dans les trente (30) jours civils suivant sa réception, sauf si la loi permet une prolongation et que nous vous avons informé de sa durée et de ses motifs.

Si vous nous signalez que vos Renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous répondrons à la demande de correction, en y apportant les modifications, dans les trente (30) jours suivant sa réception, sauf si la loi permet une prolongation et que nous vous avons informé de sa durée et de ses motifs.

Dans certaines circonstances, nous ne corrigerons pas un dossier de Renseignements personnels si la loi nous l’interdit. En cas de refus de correction, nous vous informerons du refus et de ses motifs, de votre droit de déposer une plainte à ce sujet auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et de votre droit de faire joindre à nos dossiers une mention de désaccord (afin que toute autre organisation ayant accès aux Renseignements personnels puisse en prendre connaissance).

Nous n’exigerons aucuns frais pour vous donner accès à vos Renseignements personnels ni pour les corriger ou les mettre à jour.

10. VOUS POUVEZ POSER DES QUESTIONS ET CONTESTER LA CONFORMITÉ.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels agit à titre d’arbitre pour toutes les questions relatives à la protection et à la sécurité des Renseignements personnels. Il est autorisé à contribuer à la résolution des problèmes et à la mise en œuvre d’améliorations concernant les procédures de CETFA en matière de protection et de sécurité des Renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, Eli Yufest, à l’adresse eli@cetfa.ca pour toute question sur la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des Renseignements personnels, ou pour déposer une plainte. Nous nous engageons à examiner toutes les plaintes et à prendre les mesures appropriées.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont notre responsable de la protection des renseignements personnels ou CETFA a traité vos Renseignements personnels ou a répondu à une demande ou à une plainte.

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MINEURS

Nos documents de marketing et nos sites Web ne sont pas conçus pour les enfants de dix-huit (18) ans ou moins et ne s’adressent pas à eux. Nous nous engageons à protéger la vie privée des enfants en ligne. Nous ne recueillons ni ne conservons intentionnellement de Renseignements personnels fournis par des enfants. En utilisant notre ou nos sites Web, vous déclarez avoir atteint l’âge de la majorité dans votre territoire de résidence. Si nous ou nos fournisseurs apprenons qu’un enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans le consentement de ses parents, ces Renseignements personnels seront supprimés de nos bases de données.

SITES WEB

Notre site Web principal (indiqué ci-dessous) est régi par la présente Politique de confidentialité :

www.cetfa.ca

Même si notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web de tiers, nous ne garantissons pas les pratiques de collecte de renseignements et de protection de la vie privée de ces sites, qui peuvent différer des politiques de notre site, et nous n’en sommes pas responsables. Chaque site vers lequel nous renvoyons a fait l’objet, à l’origine, d’une vérification quant à la présence de contenu illégal et a été jugé acceptable à ce moment. Toutefois, les sites Web évoluent avec le temps et nous ne sommes pas en mesure de les surveiller en continu. Si vous remarquez un problème sur un site vers lequel nous renvoyons, veuillez nous en informer et nous envisagerons de retirer immédiatement ce lien.

Veuillez consulter nos Conditions d’utilisation du site Web, accessibles à l’adresse www.cetfa.ca.

TÉMOINS (COOKIES)

Les témoins (c’est-à-dire des renseignements que le serveur de notre site Web transfère à votre ordinateur) nous aident à cerner l’utilisation du site Web et les préférences de nos visiteurs afin d’améliorer notre offre. Nous utilisons des témoins pour reconnaître votre appareil et vous offrir une expérience personnalisée. Si vous utilisez l’un des navigateurs Web courants, vous pouvez le configurer pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin ou pour qu’il refuse l’accès des témoins à votre ordinateur.

• Nous pouvons également utiliser des méthodes de suivi automatisées sur nos sites Web, dans nos communications avec vous et dans nos activités, afin de mesurer la performance et l’engagement.
• Veuillez noter qu’en l’absence de consensus dans l’industrie sur la façon de répondre aux signaux « Ne pas me suivre » (Do Not Track), nous ne modifions pas nos pratiques de collecte et d’utilisation des données lorsque nous détectons un tel signal provenant de votre navigateur.

OUTILS D’ANALYSE WEB

Nous pouvons utiliser des outils d’analyse Web intégrés à notre site Web pour mesurer et recueillir des renseignements anonymes sur les sessions.